辦公文具范圍廣泛，種類(lèi)繁多。
網(wǎng)上購(gòu)物出現(xiàn)之前，文具供應(yīng)商可以輕而易舉地大幅抬高價(jià)格，因?yàn)閷?duì)買(mǎi)家來(lái)說(shuō)，“貨比三家”相當(dāng)花時(shí)間�？萍嫉陌l(fā)展促成了價(jià)格的下調(diào)，因?yàn)槟壳霸诮^大多數(shù)文具網(wǎng)站上都能輕松查到文具的規(guī)格和價(jià)格。
理性選擇是基本方法
削減文具成本的一個(gè)基本方法是理性選擇。重新考慮一下訂購(gòu)的和手頭的各式各樣的文具，首先合并重復(fù)的類(lèi)別，余下的每一個(gè)類(lèi)別確定一兩種產(chǎn)品。利用基本工作學(xué)習(xí)提問(wèn)技巧來(lái)剔除不必要的項(xiàng)目。
什么時(shí)候需要？用于何處？訂購(gòu)的原因是什么？如何使用？誰(shuí)在使用？例如：在非教學(xué)環(huán)境中訂購(gòu)紅色圓珠筆有何必要？為什么要購(gòu)買(mǎi)多個(gè)品牌的鉛筆和橡皮？是誰(shuí)需要如此多種報(bào)事貼？你會(huì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)得越多，訂購(gòu)的文具種類(lèi)越少。
下一步是增加訂貨量以便享受批量折扣。在組織范圍內(nèi)匯總需求，集中采購(gòu)，并確定最佳訂貨周期以便平衡價(jià)格和庫(kù)存。集中采購(gòu)可以從常見(jiàn)的項(xiàng)目開(kāi)始，例如從A4類(lèi)紙張（用于復(fù)印機(jī)和打印機(jī)），再擴(kuò)展到一般的文具如鉛筆、圓珠筆等，因?yàn)樯纱笥唵蜗鄬?duì)容易些。
選擇合適的貨源可以獲得實(shí)實(shí)在在的節(jié)約。因此，花點(diǎn)時(shí)間尋找可靠的供應(yīng)商是值得的。最后，控制實(shí)際的消耗或需求是至關(guān)重要的。但是，很多傳統(tǒng)的控制手段可能會(huì)傷害員工的感情，比如申領(lǐng)新鉛筆前要出示鉛筆頭、特定時(shí)間間隔內(nèi)不得申領(lǐng)文具等，但是過(guò)了一段時(shí)間后所有員工就會(huì)慢慢適應(yīng)的。
預(yù)算控制更具可行性
實(shí)際上，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)實(shí)行預(yù)算控制更具有可行性。設(shè)定一個(gè)偏緊的文具預(yù)算，不要超支。如果需求增加，先去找更便宜的貨源。
電腦耗材不算便宜，特別是碳粉和墨盒，因?yàn)殡娔X商的慣用做法是將利潤(rùn)標(biāo)的放在耗材里而不是機(jī)器里。因此，應(yīng)該在選擇電腦打印設(shè)備前關(guān)注一下耗材的價(jià)格或者盡量避免打印操作。例如選擇網(wǎng)上傳真系統(tǒng)來(lái)代替普通的紙張傳真機(jī)，在電腦上接收傳真。碳粉盒占到一臺(tái)傳真機(jī)價(jià)格的1/3甚至更多的現(xiàn)象比比皆是，而且符合節(jié)能減排的環(huán)保功能，何樂(lè)而不為。
做一個(gè)盈虧平衡分析，如果回收期合理，就把使用昂貴耗材的打印設(shè)備換成便宜些的。少購(gòu)買(mǎi)電腦打印設(shè)備可以進(jìn)一步降低耗材支出。使用上的不便會(huì)促使人們減少打印次數(shù)并更多考慮電子方式。徹底的解決方式是發(fā)起一場(chǎng)紙張革命來(lái)徹底地減少紙張和印刷制品。
目前，可以用便宜些的產(chǎn)品來(lái)代替那些品牌商品，但要把好質(zhì)量關(guān)。由于需求增長(zhǎng)，一些大的文具店已經(jīng)開(kāi)始把一些物美價(jià)廉的品牌擺上了貨架。另一個(gè)找到質(zhì)量過(guò)關(guān)的產(chǎn)品途徑是通過(guò)經(jīng)銷(xiāo)商。一個(gè)綠色環(huán)保的企業(yè)政策也會(huì)鼓勵(lì)選擇可循環(huán)利用的產(chǎn)品，比如可填充的碳粉盒就比新碳粉盒便宜得多。
同樣，使用品牌產(chǎn)品會(huì)更可靠，在西方成熟市場(chǎng)上也很容易找到。
茶水間用品，例如咖啡、茶、牛奶、糖類(lèi)等，如果作為日常采購(gòu)的一部分，會(huì)耗費(fèi)相當(dāng)多的時(shí)間，專(zhuān)門(mén)去采購(gòu)也不符合成本效益原則。如果達(dá)到一定購(gòu)買(mǎi)量，應(yīng)采取合同采購(gòu)的方式。很多文具供應(yīng)商，特別是開(kāi)通了網(wǎng)上渠道的供應(yīng)商，現(xiàn)在將這些商品也納入了經(jīng)營(yíng)范圍。這樣就可以與其他辦公用品一同采購(gòu)